10 Sep Effizienzpotentiale der unterstützenden Funktionen heben

Die Aufgabenstellung ist nicht neu, nur die Wucht, mit der die Projekte mit diesem Tenor den Unternehmensberatern angetragen werden. Woran es liegt, dass die administrativen Abteilungen wieder in den Fokus der Prozessoptimierungen gerückt sind, lässt sich nur spekulieren.

In der jüngsten Vergangenheit haben sich Beratungen und Softwarehäuser auf die Migrationen des ERP Bereichs konzentriert. Die meisten IT-Unternehmen und Consultants sind froh, dass die Umstiege auf eine andere Datenbank und eine andere Technik relativ unfallfrei über die Bühne gegangen sind und die Restarbeiten sich in einem gerade noch akzeptablen Rahmen halten. Man darf nicht vergessen, dass sogenannte „Simplification Lists“ Sprengstoff in Form nicht mehr vorhandener und gewohnter Funktionalität beinhalten.

Nun rücken die unterstützenden Funktionen wieder in den Vordergrund, nicht zuletzt auch aufgrund der Corona-Maßnahmen, die ganze Bürotrakte entvölkert haben. Die Frage, die sich Geschäftsführer und Vorstände angesichts teilweise dramatisch sinkender Betriebsergebnisse stellen, ist die, ob es nicht doch Effizienzpotentiale in der Verwaltung und speziell im Accounting zu heben gilt.

Es gibt sie, die Potentiale, wenn man richtig hinschaut, für den Fall, dass man als Verantwortlicher vorher zu lange weggeschaut hat.

Ein Bermudadreieck der Ineffizienzen liegt zwischen dem Bestellvorschlag, dem Wareneingang und dem Zahlungsausgleich. Hier können sich viele Prozessschritte verbergen, die mit Hilfe einer intelligenten Prozessorganisation einfach weggelassen werden können. Dazu ist keine künstliche Intelligenz notwendig.

Veraltete Automatisierungen schaffen die Illusion der Effizienz. Diese zu finden und durch Prozeduren, die viel früher im Prozess ansetzen, zu ersetzen, bringt Vorteile in der Bearbeitungsgeschwindigkeit und Entzerrung der Komplexität. Es bringt nichts, einen Roboter auf einem Endgerät eine Liste auf ein Event hin durchsuchen zu lassen, wenn man dies z.B. durch einen Trigger in der Datenbank im Primärdatenbereich durchführen könnte. Folge: schnellere Ergebnisse, eingesparte Lizenz- und Hardwarekosten für die Robotik.

Es gibt viele Beispiele. Ich plädiere dafür, erst die Prozesse zu durchforsten und zu entrümpeln, um sie erst danach zu digitalisieren.

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