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Bericht: Digitalisierung administrativer und operativer Geschäftsprozesse

Projektscope: Im Zeitraum von 2015 bis 2018 wurden nahezu alle administrativen und operativen Geschäftsprozesse eines Chemie-Unternehmens digitalisiert. Die Digitalisierung umfasste verschiedene Bereiche wie die Administration, die Kreditorenbuchhaltung, die Personalzeiterfassung und die Zusammenarbeit. In diesem Projektbericht werden die einzelnen Digitalisierungsprojekte im Bereich der Administration vorgestellt.

Elektronischer Posteingang mit frühem Scannen: Das Ziel dieses Projekts war es, den Posteingang des Unternehmens zu digitalisieren und eine schnellere Bearbeitung der eingehenden Dokumente zu ermöglichen. Dazu wurde ein elektronischer Posteingang eingerichtet und die Posteingangsdokumente wurden frühzeitig gescannt. Dadurch konnte das Unternehmen die Bearbeitungszeit reduzieren und die Effizienz erhöhen. Eingehende Rechnungen im pdf-Format per eMail wurden automatisch archiviert und in den Eingangsrechnungsprozess eingeschleust.

Automatische Eingangsrechnungsbuchung: In diesem Projekt ging es darum, die Eingangsrechnungen des Unternehmens automatisch zu erfassen und zu verbuchen. Dazu wurden die Eingangsrechnungen gescannt und mithilfe einer Software automatisch verbucht. Dadurch konnte das Unternehmen die Bearbeitungszeit der Eingangsrechnungen reduzieren und Fehler bei der manuellen Buchung minimieren.

Prozessautomatisation der Kreditorenbuchhaltung: Dieses Projekt hatte zum Ziel, die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Von der Bestellvorschlagserstellung bis zur automatisierten Auslösung von Zahlungen wurde ein Prozess implementiert. Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung ermöglichte eine schnellere Bearbeitung der Rechnungen und reduzierte Fehler bei manuellen Eingriffen.

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems als Add-On der digitalen Archivierung: Das Ziel dieses Projekts war es, in vielen CRM Apps zusätzliche Informationen für das Kundenmanagement anzubieten. Dazu wurden APIs bereitgestellt, die Kundendokumente in Auftragserfassung und Außendienstinformationssysteme integriert zur Anzeige bringen konnten. Außerdem wurde eine Zusammenarbeitsplattform eingeführt, die redundanzfreie Dokumentenbestände ermöglichte.

Personalzeiterfassung mit biometrischer Identifikation: In diesem Projekt wurde die Personalzeiterfassung digitalisiert und eine biometrische Identifikation eingeführt. Die Mitarbeiter konnten ihre Arbeitszeiten über eine Software erfassen und sich mit einem Fingerabdruck identifizieren. Dadurch konnte das Unternehmen die Arbeitszeiterfassung optimieren und eine höhere Datensicherheit gewährleisten.

Einführung eines bargeldlosen Kantinen Abrechnungssystems: Dieses Projekt hatte zum Ziel, ein bargeldloses Kantinen-Abrechnungssystem einzuführen. Die Mitarbeiter konnten ihre Mahlzeiten mit einer Chipkarte bezahlen und das Unternehmen konnte die Prozesse in der Kantinenabrechnung optimieren. Das bargeldlose Abrechnungssystem reduzierte den Aufwand für die Bargeldabrechnung und verbesserte die Datensicherheit.

Einführung einer All-IP-Telefonanlage: In diesem Projekt wurde eine All-IP-Telefonanlage (Siemens Unify) eingeführt. Dadurch wurde die Telefonie des Unternehmens digitalisiert und modernisiert. Die neue Telefonanlage ermöglichte es den Mitarbeitern, Anrufe über das Internet zu tätigen und zu empfangen. Außerdem konnte das Unternehmen die Kosten für die Telefonie reduzieren und die Effizienz in der Kommunikation erhöhen.

Einführung eines Personalselbstbedienungsportals: Das Ziel dieses Projekts war es, ein Personalselbstbedienungsportal einzuführen. Die Mitarbeiter konnten über das Portal Urlaubsanträge stellen, Vertretungen im Krankheitsfall organisieren und Stammdatenänderungen vornehmen. Außerdem konnten sie ihre Bescheinigungen und Lohn- und Gehaltsabrechnungen über gesicherte Zugänge und Transportverschlüsselungen abrufen. Das Personalselbstbedienungsportal ermöglichte eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Personalangelegenheiten.

Einführung eines digitalen Schließsystems: In diesem Projekt wurde ein digitales Schließsystem in allen deutschen und europäischen Niederlassungen (180 Standorte) eingeführt. Die Mitarbeiter konnten ihre Zugangsberechtigungen über eine Software verwalten und das Unternehmen konnte die Zugangskontrolle verbessern. Das digitale Schließsystem ermöglichte eine höhere Sicherheit und eine schnellere Verwaltung der Zugangsberechtigungen.

Fazit: Die Digitalisierung der administrativen und operativen Geschäftsprozesse des Unternehmens hat zu einer höheren Effizienz, einer schnelleren Bearbeitung und einer höheren Datensicherheit geführt. Die verschiedenen Digitalisierungsprojekte haben gezeigt, wie die Digitalisierung die Prozesse im Unternehmen optimieren und verbessern kann. Durch die Einführung moderner Technologien und die Umstellung auf digitale Prozesse konnte das Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit erhöhen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden steigern.