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Vorgehensweise in einem ERP Projekt

Projektphasen ERP Auswahl und Einführung

Es gibt viele Herangehensweisen, um ein ERP Projekt zu einem erfolgreichen Ergebnis zu führen. Es gibt agile, intuitive, erprobt-klassische Wege, den Bedarf an ein ERP-Produkt in einem Unternehmen zu ermitteln, die bestmögliche Software auszuwählen, zu implementieren, mit den Stammdaten zu versorgen, die Mitarbeiter zu schulen und die Lösung an den Start zu bringen.

Letztendlich lässt sich ein solches Projekt am besten in Phasen unterteilen und damit Projekt Meilensteine zu setzen.
Nach jedem Meilenstein muss der Gesamtplan auf den Prüfstand und mit dem Auftraggeber das Ziel verifiziert werden.

Phase 1: Definitionsphase

In dieser Phase erfolgt das Kennenlernen des Unternehmens. Es geht um das Verstehen des Geschäfts und des Umfelds, in dem es agiert sowie seine interne Struktur und seine Prozesse:

  • Festlegen des Projektrahmens, z.B.
    • Anlass
    • Ziele des Projekts, jetzt, später
    • Projektorganisation, Projektteam
  • Aufbauorganisation
  • Grobe Ablauforganisation
  • Zusammenspiel der Unternehmensbereiche und -funktionen
  • Eingesetzte IT-Systeme
  • Integration der Systeme
  • Digitalisierungsgrad mit Kunden und Lieferanten
  • Digitalisierungsgrad der Produktionsprozesse
  • Jobshadowing bei den Schlüsselfunktionen, Verstehen der konkreten Arbeitsabläufe, Interviews
  • Zusammenfassung der Ergebnisse, Präsentation und Abstimmung der weiteren Vorgehensweise

 

Phase 2:  Erstellung Lastenheft ERP

In dieser Phase erfolgt die Erstellung des Lastenhefts „ERP-Projekt Kundenfirma“ mit dem Ziel, dieses an potenzielle Anbieter entsprechender Softwareprodukte zu senden, um Angebote von ihnen zu erhalten. Die Anbieter sollen aufgefordert werden, zu den geforderten und gewünschten Leistungsmerkmalen Stellung auf Abdeckung der Anforderungen zu nehmen und einen groben Angebotsrahmen zu erstellen. Es ist davon auszugehen, dass das Lastenheft an ca. 10 Anbieter versandt wird. Ziel ist die Reduzierung auf die 3 geeignetsten Anbieter/Produkte. In der Regel wird dies mit den Fachverantwortlichen und ausgewählten Sachbearbeitern agil erarbeitet in Form von Sprints.

Anorderungen der Fachbereiche/Funktionen

    • Zentrale Funktionen
    • Finanzbuchhaltung
    • Anlagenbuchhaltung
    • HR Abrechnung
  • Kostenrechnung, Controlling
  • Personalwesen
  • Materialwirtschaft
  • Vertrieb
  • Einkauf
  • Produktion
  • BDE/MDE
  • Logistik
  • Marketing, Akquisition
  • Schnittstellen in- und extern (Telefon, EDI, Zoll, etc.)
  • Zusammenfassung der Ergebnisse, Präsentation und Abstimmung der weiteren Vorgehensweise

 

Phase 3: ERP-Anbieter Selektion

In dieser Phase wird das Lastenheft potenziellen Anbietern zugesandt. Sie werden um qualifizierte Stellungnahme und um Grobangebote gebeten. Es ist davon auszugehen, vermehrt Kontaktaufnahmen der Anbieter zu verzeichnen sind. Eine Dauer von 4 Wochen ist angemessen. Verarbeitung der Rückläufer.

  • Beantwortung von Fragen der Anbieter
  • Abschätzung der Realisierungszeit
  • Kalkulation des Invests für die Lösungen
  • Zusammenfassung der Ergebnisse, Präsentation und Abstimmung der weiteren Vorgehensweise

 

Phase  4: Realisationsphase (Verhandlung, Implementierung)

  • Auswahl des einzuführenden Produkts (Entscheidungsmatrix)
  • Festlegung der Dienstleistungen (Kosten und Umfang)
  • Vertragsverhandlung
  • Kickoff Realisierung und Umsetzung
  • Aufsetzen des Projektmanagements Implementierung
  • Festlegung der Projektorganisation
  • Bilden des Projektteams „Umsetzung“
  • Wahrnehmung der Abstimmtermine mit dem Anbieter (lokal und remote)
  • Implementierung
  • Test, Abnahme
  • Fortlaufend: Präsentationen der Zwischenergebnisse, Abstimmung der weiteren Vorgehensweise

 

Phase 5: Umsetzung

  • Stammdatenprüfung und -aufbereitung
  • Definition der “neuen Stammdaten”
  • Anpassung der Abläufe an den zukünftigen Betrieb
  • Anbindung der Subsysteme
  • Test der Datenübernahmen
  • Korrektur der Daten/Prozesse
  • Test der Applikationen
  • Sicherstellung der IT-Begleitmaßnahmen (Sicherheit, Security, Zugriff, Rollen)
  • Fertigstellung der Dokumentation

 

Dies ist ein beispielhafter, grober Ablaufplan über ein Projekt „ERP Kundenfirma“, das sich auf die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems bezieht. Sollte sich während des Projekts ein anderer Weg zielführender erweisen, sollte die Planung nach gemeinsamer Abstimmung angepasst werden. Man kann jederzeit einen anderen Projektweg einschlagen, um zum Ziel zu kommen.