Projektbericht Raumreservierung

Ausgangssituation:

Zur Inbetriebnahme neu erstellter Büroflächen und Konferenzräume sollten Neubauflächen über eine neues Raumreservierungssystem gebucht und eine vorhandene Gebäudeleittechnik (GLT) angeschlossen werden. Die bisherige Lösung zur Reservierung von Räumen ließ sich nicht mehr portieren, obendrein war ein Anschluss an die GLT nicht möglich. Der CO2 Gebäudefootprint sollte so klein wie möglich ausfallen, trotz der geplanten, hohen Nutzung auch für externe Besuchergruppen. Die Glasflächen an den Bewegungsflächen waren mit einer schaltbaren PDLC Folie ausgestattet und konnten bei Bedarf undurchsichtig geschaltet werden. Außen an den Türen befanden sich schaltbare Digitaldisplays im A6-Format.

Projektdurchführung:
  • Erstellung einer Ausschreibungsunterlage für ein standardisiertes Raumreservierungssystem
  • Prüfung der eingehenden Angebote
  • Erstellung einer Vorauswahl anhand einer Bewertungsmatrix
  • Organisation und Durchführung von Präsentationsterminen mit den Stakeholdern
  • Erarbeitung einer Empfehlungsunterlage, Herbeiführen der Entscheidung
  • Zusammenarbeit mit dem Anbieter, Organisation der Abstimmungen, Festlegung der Anpassungen und der Schnittstellen
  • Anbindung an das Bestellsystem der Kantine
  • Organisation von Schulungen am Testsystem, Erstellung der Schulungsunterlagen für das Intranet
  • Implementierung und Inbetriebnahme des Raumreservierungssystems im Testsystem, danach im Echtbetrieb, Abnahme
  • Begleitung der Inbetriebnahme durch Vor-Ort-Hotline

 

Leistungsumfang:
  • Integration in Outlook als Add-In
  • Bestellmöglichkeit von Snacks und Getränken zum Termin
  • Anschluss an die Gebäudeleittechnik via Textschnittstelle, die zyklisch läuft
  • Hochfahren von Klima, Licht und Multimedia zum Termin
  • Schalten des Glases auf undurchsichtig
  • Anzeige der Belegung aus der Outlook Raumreservierung
  • Herunterfahren von Klima, Licht und Strom nach Ende des Termins/Verlassen des Raumes
  • Schalten des Glases auf durchsichtig

 

Nutzen:
  • Heiz-, Lüftungs- und Stromeinsparungen durch zeitgenauen Betrieb
  • Keine Störungen von Meetings durch außenliegende Meetingthemenanzeige und Schaffung von Vertraulichkeit
  • Integration von Outlook und Kantine sorgt für kostenstellengenaue Zuordnung von Bewirtungskosten